鳥取市総務部公文書管理室は、行政手続きの簡素化に向けて、書面規制や押印、対面規制を見直し、デジタル化を加速させる。
市民の利便性向上や業務の効率化、働き方改革を推進するためで、書面の簡素化や押印廃止などを盛り込む。
電子入札の導入に向け準備を進めている検査契約課でも書類の簡素化などを計画しており、建設業関係の手続き等もデジタル化が不可欠となっている。同室では2月10日付で令和2年度中(2021年3月31日まで)の押印等見直しに向け、全庁に例規改正などの作業を指示した。
なお、令和3年1月末現在の集計によると、総手続き数は3706件で、常時押印を求める手続きは2626件、うち今後廃止可能な手続きは1945件。
また電子決済に対応していない手続きは3627件あるが、このうち電子決済可能な手続きは2121件。対面対応を必須とする手続きは265件あり、うち今後郵送やメール等で対応可能とする手続きは50件とした。
【基本方針】
(1)押印の見直し
○記名又は署名のみの手続を原則とし、次の手続を除き、押印を廃止する。
・国、県等の法令等により、押印を求めている手続。
・文書の真正性の担保等の理由により登記印、登録印(実印、金融機関届出印、入札制度等に係る届出印)の押印を求める手続。
ただし、署名を原則とする手続であっても、法人・団体等が申請者となる手続や市民等の利便性向上に資するなど、手続の内容、目的、趣旨に照らし、押印を求める合理的な理由がある手続は、各制度所管課の判断により、「署名又は記名押印の選沢制」とすることができる。
○市が発出する文書等の公印の押印を可能な限り省略する。
(2)書面・対面規制の見直し
○行政手続のオンライン化、ペーパーレス化を徹底する。
○申請等手続における提出様式の記入項目や添付書類について再度必要性を検証し、様式や添付書類の省略・廃止を行う。
○対面での手続を可能な限り縮減し、電子申請(e-鳥取市役所)をはじめ郵送や電子メール等を活用した申請受付等が可能となるよう見直す。
【見直しの対象と具体的な取り組み】
(1)押印の見直し
①市民による申請等の手続時の押印
・申請等手続における押印の廃止に向けた見直し
②庁内内部手続における押印
・人事、庶務、会計等内部手続の押印の廃止に向けた見直し
③市発出文書等の公印の押印
・公印を省略できる文書の見直し
・電子印影、印影印刷の活用
④電子署名の活用
・押印に代わるものとして電子署名の活用を推進
(2)書面、対面規制の見直し
①行政手続のオンライン化の推進
・オンライン手続が提供されている行政手続
手続の簡素化・標準化、提出書類の削減等による利便性の向上、さらなる周知による利用率の引き上げ
・オンライン手続が提供されていない行政手続
事務処理手続きの見直し、利用者目線に立ったオンライン手続の整備
②行政手続の簡素化、添付書類の削減
申請等手続の簡素化、添付書類の削減、ペーパーレス化
③対面による手続の縮減
電子申請(e-鳥取市役所)、郵送、電子メール等を活用した申請受付等の拡大
④庁内内部手続における電子決裁の推進
・電子決裁事務の見直し(文書管理システム、財務会計システム)
・電子決裁の徹底
【今後のスケジュール】
(1)押印及び様式、添付書類、対面手続の見直し可能なものから順次実施し、令和2年度中に完了する。また、国、県の法令等の見直しに基づく手続の見直しは適切な時期に随時実施する。
(2)オンライン手続の拡充
押印及び様式、添付書類等の見直しに併せ、全ての手続におけるオンライン手続の整備、簡素化等について、令和2年度中に方針を検討し、令和3年度以降、方針に基づき順次実施する。
電子決裁については、令和2年度中に現状を把握するとともに課題を抽出し、電子決裁事務の見直しについて方針を検討するとともに、職員に対し電子決裁の徹底を図る。令和3年度中に方針に基づき、電子決裁事務の見直しを行う。
